ทำความรู้จัก RECORDS MANAGEMENT PROGRAM
สวัสดีค่ะทุกคน กลับมาพบกันอีกแล้วนะคะวันนี้เรามีอาชีพนึงที่น่าสนใจมาแนะนำเพื่อนๆ ค่ะ นั่นก็คืออาชีพ Records Management Program (RMP) ของ West Lothian Council (สภา West Lothian แห่งสกอตแลนด์) เอาล่ะ อาชีพนี้เขาจะทำงานกันอย่างไรบ้างนะ มาดูกันเล้ยย
พระราชบัญญัติการจัดการเอกสารสาธารณะ (สกอตแลนด์) พ.ศ. 2554 (ต่อไปนี้เรียกว่า "พระราชบัญญัติ") มีผลบังคับใช้อย่างสมบูรณ์ในเดือนมกราคม 2556 พระราชบัญญัติบังคับให้สภา West Lothian และหน่วยงานสาธารณะอื่น ๆ จัดทำและดำเนินการตามแผนจัดการเอกสาร (RMP)
RMP กำหนดการจัดการที่เหมาะสมสำหรับการจัดการเอกสารภายในสภา แผนดังกล่าวตกลงกับ Keeper of the Records of Scotland (the Keeper) และได้รับการตรวจสอบโดยสภาเป็นประจำทุกปี
แผนการจัดการเอกสารของ West Lothian Council จะต้องมีทักษะทั้ง 14 ประการด้วยกันค่ะ ได้แก่
- ความรับผิดชอบของผู้บริหารระดับสูง
- ความรับผิดชอบของผู้จัดการเอกสาร
- จัดการเอกสารคำแถลงนโยบายการจัดการ
- การจัดประเภทธุรกิจ
- กำหนดการเก็บรักษา
- การเตรียมการทำลายล้าง
- การจัดเก็บและโอนย้าย
- ความปลอดภัยของข้อมูล
- การป้องกันข้อมูล
- ความต่อเนื่องทางธุรกิจและเอกสารที่สำคัญ
- เส้นทางการตรวจสอบ
- กรอบสมรรถนะสำหรับเจ้าหน้าที่บริหารเอกสาร
- การประเมินและทบทวน
- ข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน
West Lothian Council ได้จัดเตรียมหลักฐานของนโยบายขั้นตอนคำแนะนำและกิจกรรมการดำเนินงานในทุกองค์ประกอบของแผนให้แก่ผู้ดูแล
แผนเริ่มแรกได้รับการตกลงกับ Keeper เมื่อวันที่ 09 กรกฎาคม 2013 และต่อมาได้รับการประเมินและอนุมัติอีกครั้งในวันที่ 30 เมษายน 2018 โดยจะมีการทบทวนทุกปี
RMP ของ West Lothian Council เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารตลอดวงจรชีวิต ตั้งแต่การสร้างและการได้มาจนถึงการเก็บถาวรและการทำลายล้าง ครอบคลุมเอกสารทั้งหมดในพื้นที่ให้บริการของสภาทั้งหมด แผนดังกล่าวยังรวมเอกสารที่จัดทำโดยคณะกรรมการออกใบอนุญาต West Lothian และโรงเรียน West Lothian แผนการนี้จะต้องส่งให้ RMP ของแต่ละองค์กรด้วยค่ะ
*สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระเบียนสาธารณะ (สกอตแลนด์) พระราชบัญญัติปี 2011 เยี่ยมชมเว็บไซต์ของประวัติแห่งชาติแห่งสกอตแลนด์
สามารถดูสำเนาพระราชบัญญัติได้ทางออนไลน์ผ่านเว็บไซต์หอจดหมายเหตุแห่งชาติ
การจัดการเอกสารใน West Lothian Council
เอกสารของ West Lothian Council เป็นบัญชีที่ตรวจสอบได้เกี่ยวกับกิจกรรมของผู้มีอำนาจซึ่งแสดงหลักฐานของธุรกิจการกระทำการตัดสินใจและนโยบายที่เป็นผลลัพธ์ที่จัดตั้งขึ้นโดยสภา
เอกสารแสดงถึงทรัพย์สินที่สำคัญซึ่งสนับสนุนการทำงานประจำวันของสภาและปกป้องผลประโยชน์และสิทธิของเจ้าหน้าที่และสมาชิกสาธารณะที่ติดต่อกับสภา การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพสนับสนุนประสิทธิภาพความสม่ำเสมอและความต่อเนื่องของงานและช่วยให้สภาสามารถให้บริการที่ยั่งยืนได้หลากหลาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกต้อง: ถูกจับจัดเก็บบำรุงรักษาเรียกค้นและทำลายหรือเก็บรักษาตามความต้องการทางธุรกิจข้อกำหนดทางกฎหมายและกฎหมาย
การจัดการระเบียนเป็นส่วนสำคัญของการเปิดสภาเพื่อให้บรรลุผลความสำคัญที่สะท้อนให้เห็นถึงสิ่งที่สำคัญที่สุดให้กับประชาชนและชุมชนใน West Lothian เอกสารขั้นตอนการจัดการและการปฏิบัติในพื้นที่ให้บริการทั้งหมด สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นไปตามข้อกำหนดของ Public Records Act (Scotland) Act 2011 ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสารและหลักการตามรายละเอียดด้านล่างนี้ค่ะ
หลักการจัดการเอกสาร
หลักการต่อไปนี้จะขับเคลื่อนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพภายใน West Lothian Council:
- ข้อมูลเป็นทรัพย์สินที่มีค่า และได้รับการจัดการเช่นนี้
- การกำกับดูแลข้อมูลเป็นความรับผิดชอบของทุกคนที่จัดการหรือจัดการข้อมูลของสภา
- ข้อมูลที่ได้มาสร้างการบำรุงรักษาที่ใช้ร่วมกันและทิ้งในตามกฎหมาย , กฎระเบียบ , คำแนะนำ , มาตรฐานและการปฏิบัติที่ดีที่สุด ;
- การกำกับดูแลข้อมูลยอมรับและเคารพสิทธิของเจ้าของข้อมูล
- ข้อมูลได้รับการปกป้องและคุ้มครองอย่างเหมาะสม
- ข้อมูลจะถูกใช้ร่วมกันและไม่ซ้ำกัน ;
- ข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ ในระบบที่ได้รับการอนุมัติไม่ได้อยู่ในการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล
- ข้อมูลสามารถเข้าถึงและเก็บรักษาไว้ได้นานเท่าที่จำเป็น
- เจ้าหน้าที่ได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับขั้นตอนการกำกับดูแลข้อมูล
- มีการระบุและบรรเทาความเสี่ยง
- การกำกับดูแลข้อมูลสนับสนุนค่านิยมของสภาในการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดและซื่อสัตย์เปิดเผยและรับผิดชอบ
- สมาชิกสภามีการรับรู้ , การกำกับดูแล , โอกาสและความสามารถในการกลั่นกรองข้อมูลการกำกับดูแลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
เอกสารที่ครอบคลุมโดยแผนนี้
ตามพระราชบัญญัติเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นในการดำเนินการตามหน้าที่ของสภา (ไม่ว่าโดยตรงหรือโดยบุคคลที่สาม) เป็นเอกสารสาธารณะ ส่วนที่ 1 ส่วน 3.1 ของพระราชบัญญัติระบุว่า:
"... " เอกสารสาธารณะ "เกี่ยวกับวิธีการของผู้มีอำนาจ -
(ก) เอกสารที่สร้างขึ้นโดยหรือในนามของผู้มีอำนาจในการปฏิบัติหน้าที่
(b) เอกสารที่สร้างขึ้นโดยหรือในนามของผู้รับเหมาในการปฏิบัติหน้าที่ของผู้มีอำนาจ
(ค) เอกสารที่สร้างขึ้นโดยบุคคลอื่นใดที่เข้ามาอยู่ในความครอบครองของผู้มีอำนาจหรือผู้รับจ้างในการปฏิบัติหน้าที่ของผู้มีอำนาจ "
ระบบการจัดการเอกสารในสภา
West Lothian Council ใช้ระบบการจัดการระเบียนหลักสามประเภท:
- ระบบจัดเก็บเอกสารด้วยตนเอง (ในกรณีที่จำเป็นต้องเก็บกระดาษและเอกสารทางกายภาพอื่น ๆ )
- แอปพลิเคชันและฐานข้อมูลด้านไอที (ซึ่งประมวลผลข้อมูลสำหรับฟังก์ชันเฉพาะเช่น HR, การจัดซื้อ, การจัดการที่อยู่อาศัย ฯลฯ );
- ระบบจัดการเอกสารและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร (EDRMs)
บล็อกเนื้อหามีความน่าสนใจมาก ๆ เลยค่ะ ทำให้เราเข้าใจการจัดการเอกสารที่แบ่งเป็นแผนกต่าง ๆ มากขึ้นเลยค่ะ
ตอบลบข้อมูลละเอียดมากค่ะ ขอบคุณสำหรับข้อมูลดีๆนะคะ
ตอบลบ