นักจัดการเอกสาร อาชีพสำคัญที่หลายคนมองข้าม

        

สวัสดีค่ะทุกคน ห่างหายกันไปนานวันนี้เรามีอีกหนึ่งอาชีพมาแนะนำให้รู้จัก เราคิดว่าหลาย ๆ คนน่าจะเคยได้ยินชื่อมาบ้างแล้ว

แต่ไม่ได้สนใจอาชีพนี้กันสักเท่าไหร่ นั่นก็คือ 
"อาชีพนักจัดการเอกสาร" หรือ "Records Manager" 

อาชีพนักจัดการเอกสารสำหรับที่ไทยยังไม่เป็นที่รู้จักกันอย่างมากนักแต่เพื่อน ๆ รู้มั้ยคะในต่างประเทศอาชีพนี้เป็นอาชีพที่สำคัญไม่แพ้อาชีพ อื่น ๆ เลยค่ะ อีกทั้งยังให้ค่าตอบแทนที่ค่อนข้างสูงกันเลยทีเดียว

ที่มา : https://corodata.com/records-managers-get-coworker-buyin

เอาล่ะเรามาทำความรู้จักกับอาชีพนักจักการเอกสารกันดีกว่านะคะ

1. นักจัดการเอกสารคืออะไรและจำเป็นอย่างไร

    เอกสาร ถือว่าเป็นทรัพยากรเชิงกลยุทธ์ ที่ต้องการการจัดการบริหารอย่างดี พวกข้อมูลหรือสถิติต่าง ๆ เกี่ยวกับองค์กรล้วนแล้วแต่ถูกบันทึกไว้ในเอกสาร และใช่ค่ะ เมื่อมีเอกสารที่ประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญเช่นนี้ เราจึงจำเป็นต้องมีผู้ที่มีความรู้และทักษะมาบริหารทรัพยากรเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพค่ะโดยมีนักจัดการเอกสารที่รับผิดชอบต่องานนี้

    

2. นักจัดการเอกสารทำงานอย่างไร

• สร้างระบบการจัดการเอกสารใหม่
• พัฒนา บำรุงรักษา ตรวจสอบและประเมินระบบที่มีอยู่
• ดูแลการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นการเก็บบันทึกแบบอิเล็กทรอนิกส์
• การเขียนรายงานและสิ่งพิมพ์
• จัดการกับการสอบถามและการร้องขอข้อมูลจากลูกค้าทั้งภายในและภายนอก
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อบังคับทางการเงินกฎหมายหรือการบริหาร
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการปกป้อง
• ทำลายหรือเก็บข้อมูลถาวร
• การให้คำปรึกษาและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการดำเนินธุรกิจและโครงการต่าง ๆ
• บางองค์กรก็มีการร่วมงานกันระหว่างแผนกอื่น เช่น ผู้จัดการฝ่ายไอีหรือผู้จัดการโครงการค่ะ

ที่มา : https://fremont.edu/is-a-medical-records-manager-job-right-for-me/

3. คุณสมบัติของการเป็นนักจัดการเอกสาร

• วุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีขึ้นไป
• จะต้องมีประสบการณ์ 5 ปีหรือบางที่ต้องมีต้องมีประสบการณ์การทำงาน 1 ถึง 3 ปี
• มีความสามารถในการระบุและแก้ไขปัญหาทางเทคนิคการปฏิบัติงานและองค์กร / ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับบทบาทและทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาสำหรับความท้าทายทางเทคนิค
• มีทักษะการพูดและการเขียนที่ดี
• ทักษะการสื่อสารและทักษะระหว่างบุคคลและการแก้ไขความขัดแย้ง
• ความสามารถในการทำงานอย่างอิสระในขณะที่กำหนดเวลาที่ละเอียดอ่อนและจัดลำดับความสำคัญของเรื่องต่างๆ
• ความสามารถในการรักษามุมมองที่เป็นอิสระและมีวัตถุประสงค์ในขณะที่พัฒนาและรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกกับองค์กรลูกค้าภายใน
• ความสามารถในการทำงานอย่างเหมาะสมและเชี่ยวชาญกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าในทุกระดับขององค์กรและในสภาพแวดล้อมที่เน้นการทำงานร่วมกันเป็นทีม
• ทักษะขององค์กร

    

4. นักจัดการเอกสารทำงานที่ไหนกัน

    ไม่ว่าจะในองค์กรหรือบริษัทใดหรือแม้แต่มหาลัยของเราก็ตามก็ต้องมีเอกสารบางประเภทที่หายาก มีคุณค่า ห้ามลอกเลียนแบบ ยกตัวอย่าง

• มหาวิยาลัย
• โรงพยาบาล
• บริษัทไอที
• บริษัทต่าง ๆ หรือองค์กรที่มีการเก็บบันทึกข้อมูลจำนวนมาก

    

5. นักจัดการเอกสารเงินเดือนเท่าไหร่

    ที่ไทย 15,000-18,000 บาท/เดือน
          ต่างประเทศ $60,004-$110,074

 เราคิดว่าทุกข้อมูลและเอกสารสำคัญต่อองค์กรมาก ๆ เพราะฉะนั้นการบริหารทรัพยากรเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพโดยมีนักจัดการเอกสารที่มีความรู้และทักษะมารับผิดชอบต่องานนี้จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างมาก และหวังว่าในอนาคตประเทศไทยจะให้ความสำคัญต่ออาชีพนักจัดเอกสารมากขึ้นค่ะ 

:เพื่อน ๆ มีข้อคิดเห็นหรือคำแนะนำอย่างไรสามารถคอมเม้นบอกเราได้เลยนะคะ 

อ้างอิงเอกสาร 

วิศปัตย์ ชัยช่วย. (2564). บทที่2 การจัดการเอกสารและวิชาชีพนักจัดการเอกสาร. ค้นเมื่อ 19 มกราคม 2564
Jooble. (2564). Records & Information Management Senior Manager.ค้นเมื่อ 19 มกราคม 2564 จาก jooble.org/desc/1533544377582000069
salayi.com 2564). Records Manager.ค้นเมื่อ 19 มกราคม 2564 จาก www.salary.com/tools/salary-calculator/records-manager-job-description